Koray ÖnerKısa cevap
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce verilen ve fiyatı, miktarı, teslim ve ödeme koşullarını yazılı hale getiren belgedir. Vergi Usul Kanunu anlamında fatura değildir: muhasebe kaydına konu olmaz, KDV doğurmaz, deftere yazılmaz. Ama sözleşme hukuku bakımından bağlayıcı olabilir — kabul edilmiş bir proforma taraflar arasında sözleşme kurar.
Önce ne olmadığını söyleyelim
Fatura, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.229'da tanımlanır: satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere düzenlenen ticari vesikadır. Buradaki anahtar kelime “borçlandığı”dır — fatura bir borcun doğduğunu belgeler.
Proformada henüz borç yoktur. Satış olmamıştır, mal teslim edilmemiştir, hizmet ifa edilmemiştir. Bu yüzden proforma:
- Yevmiye defterine kaydedilmez.
- KDV beyannamesine girmez — üzerinde KDV gösterilse bile.
- Alıcıya indirim hakkı vermez; alıcı proformayla gider yazamaz.
- Sıra numarası zorunluluğu, matbaa veya GİB onayı gerektirmez.
Dört belge, dört farklı iş
Karışıklığın çoğu, birbirine benzeyen dört belgenin farkını bilmemekten çıkıyor:
| Teklif | Proforma fatura | Fatura | İrsaliye | |
|---|---|---|---|---|
| Ne zaman | Satıştan önce | Satıştan önce | Teslim/ifadan sonra | Sevk anında |
| Muhasebe kaydı | Yok | Yok | Var | Yok |
| KDV doğurur mu | Hayır | Hayır | Evet | Hayır |
| Ödeme yükümlülüğü | Yok | Yok | Var | Yok |
| Sözleşme kurabilir mi | Kabul edilirse | Kabul edilirse | Zaten kurulmuş | Hayır |
| Şekil şartı | Serbest | Serbest | VUK m.230 | VUK m.230 |
Teklif ile proforma arasındaki fark hukuki değil, biçimseldir. Proforma fatura görünümündedir: kalem kalem birim fiyat, KDV oranı ve genel toplam taşır. Teklif daha serbest yazılabilir. İkisinin de vergisel sonucu aynıdır: yok.
“Bağlayıcı değil” yanılgısı
En sık duyulan cümle şu: “Proforma zaten bağlayıcı değil.” Bu, vergi hukuku için doğru, sözleşme hukuku için yanlış.
6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.3 ve devamına göre, bir öneri (icap) karşı tarafça kabul edildiğinde sözleşme kurulur. Fiyatı, miktarı, teslim süresini ve ödeme koşulunu içeren bir proforma, karşı tarafın “onaylıyoruz” demesiyle bağlayıcı bir sözleşmeye dönüşebilir. Uygulamada birçok iş, imzalanmış proforma dışında hiçbir sözleşme olmadan yürür.
Bağlanmak istemiyorsanız belgeye şunları yazmak gerekir:
- Geçerlilik süresi — “Bu proforma 15 gün geçerlidir.”
- Stok ve fiyat kaydı — “Fiyatlar stokla sınırlıdır, döviz kuru değişiminde güncellenir.”
- Gerekiyorsa açık kayıt — “Bu belge bağlayıcı bir icap niteliğinde değildir.”
Proforma kesince fatura kesmek zorunda mıyım?
Hayır. Fatura yükümlülüğü proformadan değil, teslim veya ifadan doğar. Satış gerçekleşmezse fatura da kesilmez; proforma öylece kalır.
Satış gerçekleşirse VUK m.231 devreye girer: fatura, malın teslimi veya hizmetin ifasından itibaren yedi gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre aynı zamanda proformanın ömrünü de belirler — proformadaki fiyatı sonsuza kadar taşımak zorunda değilsiniz, ama fatura kesileceği anda tutarların uyuşması beklenir.
Proforma faturada neler bulunmalı?
Zorunlu bir şekil şartı yok, ama eksik bir proforma işe yaramıyor. Alıcının muhasebesi, bankası veya gümrük müşaviri şunları arar:
- “PROFORMA FATURA” ibaresi — belgenin fatura sanılmaması için en kritik satır.
- Düzenleyen ve alıcı: ünvan, adres, vergi dairesi, VKN veya TCKN.
- Belge numarası ve tarihi, geçerlilik süresi.
- Kalem kalem: açıklama, miktar, birim, birim fiyat, iskonto, KDV oranı.
- Ara toplam, iskonto, KDV matrahı, KDV, genel toplam ve tutar yazıyla.
- Ödeme koşulu, banka/IBAN, teslim yeri ve süresi.
- İhracatta ek olarak: GTİP, menşe ülke, teslim şekli (Incoterms), brüt/net ağırlık, ambalaj.
Tutarın yazıyla yazılması Türkiye'de yerleşik bir uygulamadır ve amacı rakamla oynamayı zorlaştırmaktır. 1.000'i 11.000 yapmak bir hamledir; yazıyla yazılmış tutarı da tutarlı biçimde değiştirmek gerekir.
Dikkat: iskonto KDV'den önce düşülür
Proformada en sık yapılan hesap hatası bu. İskonto matrahı azaltır; KDV, iskonto düşüldükten sonraki tutar üzerinden hesaplanır. Ayrım özellikle KDV oranı karışık belgelerde önemlidir. Biri %20, biri %1 KDV'li iki kalemden oluşan 2.000 TL'lik bir proformaya %10 iskonto uygulayalım:
Doğru: (900 × %20) + (900 × %1) = 180 + 9 = 189 TL KDV · Genel toplam 1.989 TL
İskontoyu toplamdan düşüp KDV'yi eski matrahtan hesaplayan bir araç 210 TL bulur; iskontonun tamamını %20'lik kalemden düşen bir araç 190 TL bulur. Üçü de “çalışıyor” görünür — fark yalnızca belgeyi inceleyen muhasebecinin gözüne çarpar.
Peki bu PDF yasal fatura mı?
Hayır ve bu konuda internette çok sayıda yanıltıcı sayfa var. Türkiye'de fatura ya anlaşmalı matbaada bastırılmış matbu belgeyle ya da e-Fatura / e-Arşiv Fatura olarak GİB sistemi üzerinden düzenlenir. Bir PDF üretmek fatura düzenlemek anlamına gelmez: belgenin raporlanması, imzalanması ve zincire girmesi gerekir.
Buna karşılık proforma için durum tam tersidir: proformanın GİB'e gitmesi gerekmez. Kendi hazırladığınız bir PDF, proforma olarak tam anlamıyla geçerlidir. Bu yüzden proforma, sunucusuz bir araçla üretilebilecek belgelerin başında gelir.
Aracı deneyin
Fatura ve Teklif Merkezi ile proforma hazırlayıp iş onaylanınca tek tuşla faturaya çevirebilirsiniz. Teklif arşivde olduğu gibi kalır, fatura ona bağlanır — neyin teklif edilip neyin faturalandığı karşılaştırılabilir olur. Hesap yöntemi metodoloji sayfasında açık.